Хартия принципов проведения эффективных тендеров

Проблема некорректно организованных и непрозрачно проведенных тендеров является сегодня для российских событийщиков одной из самых актуальных. На участие в них компании тратят до 50% своих креативных ресурсов и зачастую ничего не получают взамен. Более того, иногда ивент-компании теряют разработанные для потенциального клиента идеи. Такая ситуация заставила ивенторов разработать «Хартия принципов проведения эффективных тендеров в ивент-индустрии». Составленный документ призван определить те принципы и условия, которые позволят сделать конкурс на организацию мероприятия честным и объективным.

Хартия была разработана с учетом опыта и знаний специалистов ивент-отрасли. Её положения касаются целого спектра актуальных и наболевших вопросов: от проблемы соблюдения интеллектуальных прав до сроков подготовки тендерного предложения и оплаты участия в тендерах. Особое внимание разработчики уделили теме составления брифов стороной заказчика – документ содержит ряд проработанных и систематизированных требований по их составлению.

Цель Хартии – способствовать созданию свода правил ведения бизнеса: превратить все этапы проведения тендера в цивилизованное общение профессионалов, уменьшить число конфликтов, вызванных разночтениями предложений и обязательств каждой из сторон по отношению друг к другу.

Деятельность ИВЕНТ ЛИГИ направлена на совершенствование сферы special events путём создания эталонов качества проведения специальных мероприятий в Российской Федерации. Именно поэтому ИВЕНТ ЛИГА стала инициатором разработки проекта Хартии, - рассказывает Геннадий Лернер, Генеральный директор ДС ОМ «ИВЕНТ ЛИГА». – Мы предлагаем всем агентствам, представленным на отечественном ивент-рынке, внести свой вклад в создание эффективных и цивилизованных правил проведения тендеров, подписавшись под Хартией.


Хартия принципов проведения эффективных тендеров

в российской ивент-индустрии

1. Конкурс на проведение мероприятия должен быть прозрачным.

Под прозрачным тендером мы понимаем такую форму конкурса, в которой все участники знают друг о друге, получают идентичную информацию от компании-организатора, имеют одинаковое время на подготовку предложения и равные возможности по представлению своих презентаций.

2. Отбор и приглашение участников.

Отбор участников проводится компанией-организатором тендера. Выбрав потенциальных участников, организатор направляет им официальное приглашение на участие в конкурсе и бриф по электронной почте. Все участники стоят в открытой копии.

Количество участников – не более четырех-пяти (наиболее эффективно – три).

3. Бриф на проведение мероприятия.

Бриф отправляется по электронной почте вместе с приглашением и должен содержать:

  •                       информацию о компании-организаторе тендера;
  •                       дату и описание планируемого мероприятия;
  •                       сроки и этапы проведения тендера;
  •                       критерии оценки тендерных предложений;
  •                       информацию о возможном вознаграждении за участие в тендере.
  •                 если такое не предусмотрено – это также должно быть четко указано;
  •                       список участников тендера;
  •                       формат и сроки подачи тендерного предложения;
  •                       ожидаемый бюджет и порядок оплаты;
  •                       сроки принятия решения.

Все дополнения к брифу отправляются по  электронной почте.

4. Де-брифинг.

Де-брифинг является эффективным инструментом при наличии списка вопросов со стороны агентства заранее, чтобы у клиента было время подготовиться к нему. Де-брифинг есть обязательным по запросу компании-заказчика.

5. Срок подготовки тендерного предложения.

Для качественной подготовки предложения профессиональному агентству требуется от 10 до 15 рабочих дней.

6. Рассмотрение тендерных предложений

Эффективным является этап очной презентации предложения подготовившим его агентством, в присутствии представителя клиента, принимающего решение. Время презентации зависит от размеров проекта, но в любом случае оно должно быть не меньше 1 часа.

7. Принятие решения по результатам тендера.

О результате тендера компания-организатор должна известить по электронной почте, все участники стоят в открытой копии. В сообщении  обязательно указываются компания-победитель конкурса и те причины, по которым она была выбрана (используя критерии оценки).

8. Соблюдение интеллектуальных прав.

Компания-победитель тендера обязана следить за тем, чтобы при подготовке проекта не были использованы идеи из предложений конкурентов. А в случае обоснованного подозрения (что клиент предлагает им исполнить чужую идею) потребовать от заказчика предварительно урегулировать отношения с авторами идеи. Компании, не выполняющие эти требования, могут быть признаны недобросовестными независимо от того, что сделали это по предложению клиента.

9. Оплачиваемый тендер.

Если организатор желает получить более детальное и подробное предложение (требующее проработки подрядчиками, подробных эскизов, сценарный детальный план и т.д.), он вправе объявить оплачиваемый тендер. В этом случае он устанавливает определенную компенсацию всем участникам тендера, не оказавшимся победителями.

Информация размещена с согласия нашего партнёра Ассоциации Ивенторов Украины